News Letter n°2024 - 11 du samedi 16 mars

Préparer mon Rapport Durable :

Les processus de réparation et de remédiation

Les normes ESRS "S", sociales et sociétales, intègrent une exigence de publication autour du processus de réparation ou remédiation. Ce processus fait pendant au processus d'interaction qui a pour objet de permettre à l'utilisateur du rapport durable de comprendre les processus de dialogue mis en place par l'entreprise autour de ses impacts importants envers ses propres effectifs, les travailleurs de sa chaîne de valeur, les communautés touchées, les consommateurs et utilisateurs finals de ses produits et de ses activités.


L'entreprise va présenter les procédures mises en place pour réparer les impacts négatifs sur ses propres effectifs, les travailleurs de sa chaîne de valeur, les communautés touchées, les consommateurs et utilisateurs finals de ses produits et de ses activités.


NB : vous l’aurez compris, si vous êtes déjà un spécialiste de la RSE ou une grande entreprise, cet article n’est pas pour vous. Cet article est destiné aux ME (microentrepreneur effectif de moins de 10 personnes) et aux TPE/PME (effectif de moins de 250 personnes), non concernées (pour l’instant) a priori par la CSRD, sauf si donneurs d’ordres et autres parties prenantes les interrogent sur leurs propres indicateurs. Mais, cela peut servir de source d’inspiration, je l'espère ! Je vous laisse juge.


Voyons :

  • Le processus de réparation ou remédiation
  • Les informations attendues
  • L'obligation de publier
  • Les textes internationaux d'appui
  • Les canaux : les moyens de faire part des préoccupations ou des besoins

Le processus de réparation ou remédiation

Réparation

Le Larousse et Le Robert définissent la réparation comme l'action de réparer, réparer signifiant "remettre en bon état" (ce qui a été endommagé, ce qui s'est détérioré) ou "faire disparaître les dégâts causés à quelque chose".

Des synonymes peuvent être les mots : "corriger, restaurer, expier (une faute)".


Remédiation

Le Larousse et Le Robert définissent le verbe remédier comme le fait d'atténuer un mal physique ou le guérir ou comme le fait de combattre quelque chose de mauvais, de supprimmer un inconvénient, ou encore le fait d'apporter un remède.

Des synonymes peuvent être les mots : parer, pallier, suppléer, calmer, soulager, combattre, arranger, corriger, rattraper, rectifier, réparer.

Précisons qu'un remède est une substance employée au traitement d'une maladie.

Exemples très illustrés présentés par le dictinnaire Le Robert et puisés dans le dictionnaire universel Furetière de 1690 :

"Les vrais remedes se font par des qualitez contraires.

Le remede à un incendie, c'est d'y jetter beaucoup d'eau.

Le remede aux inondations, c'est de preparer de fortes digues.

Le remede contre le froid, c'est de se bien vestir."


Les processus de réparation ou de remédiation dans les normes de rapport durable

Les quatre normes ESRS consacrées aux questions sociales et sociétales annoncent toutes les quatre une exigence de réparation ou de remédiation avec les 4 types de population auquelles elles s'adressent :

  • S1 3 - Effectif de l'entreprise - Procédures de réparation des impacts négatifs et canaux permettant aux travailleurs de l’entreprise de faire part de leurs préoccupations
  • l'exigence de publication consiste en ce que :
  • L’entreprise décrit les procédures qu’elle a mises en place pour procéder ou coopérer à la réparation des impacts négatifs sur ses effectifs avec lesquelles elle a un lien, ainsi que les canaux mis à leur disposition pour faire part de leurs préoccupations et demander d’y remédier.
  • S2 3 - Travailleurs de la chaîne de valeur - Procédures visant à remédier aux impacts négatifs et canaux permettant aux travailleurs de la chaîne de valeur de faire part de leurs préoccupations
  • l'exigence de publication consiste en ce que :
  • l'entreprise décrit les procédures qu’elle a mises en place pour procéder ou coopérer à la réparation des impacts négatifs sur les travailleurs de la chaîne de valeur en lien avec ses activités, ainsi que les canaux mis à la disposition desdits travailleurs pour qu’ils puissent faire part de leurs préoccupations et demander qu’il y soit remédié.
  • S3 3 - Communautés touchées - Procédures visant à remédier aux impacts négatifs et canaux permettant aux communautés touchées de faire part de leurs préoccupations
  • l'exigence de publication consiste en ce que :
  • L’entreprise décrit les procédures qu’elle a mises en place pour procéder ou coopérer à la réparation des impacts négatifs sur les communautés touchées en lien avec ses activités, ainsi que les canaux mis à la disposition des communautés touchées pour qu’elles puissent faire part de leurs préoccupations et demander qu’il y soit remédié.
  • S4 3 - Consommateurs et utilisateurs finaux - Procédures visant à remédier aux impacts négatifs et canaux permettant aux consommateurs et utilisateurs finals de faire part de leurs préoccupations
  • l'exigence de publication consiste en ce que :
  • L’entreprise décrit les procédures qu’elle a mises en place pour procéder ou coopérer à la réparation des impacts négatifs sur les consommateurs et utilisateurs finals en lien avec ses activités, ainsi que les canaux mis à la disposition des consommateurs et utilisateurs finals pour qu’ils puissent faire part de leurs préoccupations et demander qu’il y soit remédié.


Objectifs de ces interactions


L'ojectif de ces publications est de comprendre :

  • les moyens formels par lesquels les effectifs de l’entreprise ou les travailleurs de la chaîne de valeur ou les communautés touchées ou les consommateurs et utilisateurs finaux peuvent faire connaître leurs préoccupations et leurs besoins directement à l’entreprise.
  • les moyens formels par lesquels l’entreprise soutient ou encourage la disponibilité de tels canaux (par exemple, mécanismes de traitement des plaintes, mécanismes de réclamation) sur le lieu de travail ou dans le cadre de ses relations d'affaires
  • la manière dont le suivi est assuré avec les personnes concernées en ce qui concerne les questions soulevées
  • l’efficacité de ces canaux.

La réflexion portera sur les impacts qui concernent ces populations ou qui sont suceptibles de les concerner.

Les informations attendues

L'entreprise indiquera, pour chacune des 4 catégories de population visées, comment leur point de vue façonne ses décisions ou ses activités, dans le cadre de la gestion des impacts qui les touchent, respectivement. L'entreprise expliquera (Normes ESRS S1-3.§32 + S2-3.§27 + S3-3.§27 + S4-3.§25)

  • (a) son approche générale et les procédures visant à procéder à la réparation/à fournir des solutions ou à y contribuer lorsqu’elles ont causé ou contribué à un impact négatif important sur les personnes de ses effectifs, ou les travailleurs de sa chaîne de valeur ou les communautés touchés ou les consommateurs et utilisateurs finals, y compris la question de savoir si et comment l’entreprise estime que la mesure corrective prévue est efficace, ou comment elle évalue l'efficacité de la socution apportée ;
  • (b) les canaux spécifiques éventuellement mis en place pour permettre aux 4 populations concernées de lui faire part directement de leurs préoccupations ou de leurs besoins et de demander d’y remédier, en précisant si ces canaux ont été mis en place par l’entreprise elle-même ou s’ils résultent d’une participation à des mécanismes de tiers ;
  • (c) le fait que l’entreprise dispose ou non d’un mécanisme de traitement des griefs/plaintes en rapport avec les questions liées aux personnes de ses propres effectifs (ce point n'est pas repris pour les 3 autres types de population)
  • (d) les processus par lesquels l’entreprise soutient, encourage ou exige la disponibilité de ces canaux sur le lieu de travail ou dans les relations d'affaires des 4 types de population concernés
  • (e) la manière dont l’entreprise surveille et suit les questions soulevées et traitées, et dont elle garantit l’efficacité des canaux, en précisant si elle y associe les parties intéressées qui sont les utilisateurs auxquels ces canaux sont destinés.


Lanceurs d'alerte et représailles :

L’entreprise indique si et comment elle estime que ses effectifs propres, ou les travailleurs de sa chaîne de valeur ou les communautés touchés ou les consommateurs et utilisateurs finals, ont connaissance de ces structures ou procédures et leur font confiance

> pour faire part de leurs préoccupations ou de leurs besoins

> et demander d’y remédier.

En outre, elle indique si elle a adopté des politiques pour protéger des représailles les personnes qui utilisent ces structures ou procédures, y compris les représentants des travailleurs.


L'entreprise peut indiquer si elle traite les informations de manière confidentielle et dans le respects des droits à la vie privée et à la protection des données et si elle permet l'utilisation des canaux de manière anonyme.


Si ces informations ont été publiées conformément à ESRS G1-1 (conduite des affaires), l’entreprise peut s’y référer.

(Normes ESRS S1-3.§33 + S2-3.§28 et AR25+ S3-3.§28 + S4-3.§27 et AR 22)

Obligation de publier les informations sur les processus de réparation /remédiation

Le mot obligation n'est pas utilisé dans la norme mais il est demandé (Normes ESRS S1-3.§34 + S2-3.§29 + S3-3.§29 + S4-3.§27) à l'entreprise :

  • si elle n'est pas en mesure de publier les informations requises, de le signaler
  • d'indiquer un délai dans lequel elle entend mettre en place un tel processus (mise en place d'un canal permettant de faire part des préoccupations et promotion du dit canal)

Liens avec les principes internationaux des droits de l'Homme

Les informations demandées sont fortement en lien avec les informations exigées par la SFRD (règlement (UE) 2019/2088) et le Règlement délégué (UE) 2022/1288 qui la complète.

Le règlement (UE) 2022/1288 présente des normes techniques de réglementation détaillant le contenu et la présentation des informations relatives au principe consistant à «ne pas causer de préjudice important".


La démarche repose aussi sur les textes internationaux (qui soustendent tout le rapport durable) :

  • Principes directeurs des Nations Unies relatifs aux entreprises et Droits de l'Homme
  • Principes directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprise multinationales

(mécanismes de réparation et de réclamation)

Les canaux : les moyens de faire part des préoccupations ou des besoins

Pour que les personnes concernées puissent faire part de leurs préoccupations ou de leurs besoins, l'entreprise va donc mettre en place un certain nombre de "canaux" qui peuvent être :

  • des mécanismes de traitement des plaintes,
  • des lignes directes,
  • les syndicats (où les travailleurs sont syndiqués),
  • les comités d’entreprise,
  • des processus de dialogue
  • ou d’autres moyens par lesquels les effectifs de l’entreprise ou ses représentants peuvent faire part de leurs préoccupations quant aux impacts ou expliquer les besoins auxquels ils souhaiteraient que l’entreprise réponde.

Les canaux en question peuvent être mis en place directement par l’entreprise ou peuvent être des canaux mis à disposition par les entités au sein desquelles les effectifs de l’entreprise travaillent.

Ces canaux s'ajoutent à tout autre mécanisme que l’entreprise pourrait utiliser pour mieux comprendre la gestion des impacts sur ses effectifs, comme les audits de conformité.


Lorsque l’entreprise se fonde uniquement sur les informations relatives à l’existence de tels canaux fournies par ses relations d’affaires, elle peut le signaler.


L'entreprise peut indiquer si et comment les populations concernées susceptibles d'être touchées sont en mesure d'accéder aux canaux mis en place à l'échelle de l'entreprise et ce pour chaque impact important.


Accès aux canaux

AR 30. L’entreprise examine si et comment :

les personnes qui, au sein de ses effectifs propres peuvent être affectées, et leurs représentants,

sont en mesure d’accéder aux canaux au niveau de l’entreprise, pour laquelle elles sont employées, ou pour lesquelles elles ont conclu un contrat de travail,

en fonction de chaque impact important.

Les lignes directes, les syndicats (si les effectifs sont syndiqués), les comités d’entreprise ou d’autres mécanismes de réclamation gérés par l’entreprise concernée ou par un tiers sont des exemples de canaux pertinents.


L’entreprise peut expliquer si et comment :

  • les travailleurs de la chaîne de valeur susceptibles d’être touchés à l’échelle de l’entreprise qui les emploie, ou avec laquelle ils ont conclu un contrat
  • les communautés susceptibles d’être touchées, à l’échelle de l’entreprise,
  • les consommateurs et utilisateurs finals susceptibles d’être touchés, à l’échelle de l’entreprise,

sont en mesure d’accéder aux canaux mis en place, et ce pour chaque impact important.


Les informations pertinentes indiquent si les communautés touchées peuvent accéder aux canaux dans une langue qu’elles comprennent et si elles ont été consultées lors de la conception de ces canaux.


Les mécanismes tiers

L'entreprise peut mettre en place des canaux spécifiques et précisera si ces canaux ont été mis en place par l’entreprise elle-même ou s’ils résultent d’une participation à des mécanismes de tiers :

Parmi les mécanismes de tiers peuvent figurer :

  • des mécanismes gérés par les pouvoirs publics
  • des ONG
  • des associations professionnelles
  • d'autres initiatives collaboratives

Accès aux canaux et confiance

AR 31. Lorsqu’elle explique si et comment elle sait que

ses effectifs propres ou les travailleurs de la chaîne de valeur ou les communautés touchées ou les consommateurs et utilisateurs finals ont connaissance de ces canaux et leur font confiance,

l’entreprise peut fournir des données pertinentes et fiables sur l’efficacité de ces canaux du point de vue de ces 4 types de population concernées.

Elle peut ainsi utiliser des enquêtes, menées auprès de ces 4 types de population qui ont utilisées ces canaux, sur leur degré de satisfaction à l’égard du processus et de ses résultats.


Pour les consommateurs et utilisateurs finals et pour illustrer le niveau d’utilisation de ces canaux, l’entreprise peut communiquer le nombre de plaintes de consommateurs et utilisateurs finals reçues au cours de la période de référence.


L’entreprise peut indiquer si ces informations sont accessibles à :

> l’ensemble de ses effectifs propres (ou aux représentants des travailleurs ou, en leur absence, aux personnes ou organisations agissant en leur nom ou qui sont autrement en mesure d’avoir connaissance des impacts négatifs).

> tous les travailleurs de la chaîne de valeur sur lesquelles elle est susceptible d’avoir un impact important, réel ou potentiel, ou aux personnes ou organisations agissant en leur nom ou qui sont susceptibles, d’une manière ou d’une autre, d’avoir connaissance d’impacts négatifs.

> toutes les communautés touchées sur lesquelles elle est susceptible d’avoir un impact important, réel ou potentiel, ou aux personnes ou organisations agissant en leur nom ou qui sont susceptibles, d’une manière ou d’une autre, d’avoir connaissance d’impacts négatifs.

> tous les consommateurs et utilisateurs finals sur lesquels elle est susceptible d’avoir un impact important, réel ou potentiel, ou aux personnes ou organisations agissant en leur nom ou qui sont susceptibles, d’une manière ou d’une autre, d’avoir connaissance d’impacts négatifs,

et si ces mécanismes permettent aux consommateurs et/ou utilisateurs finals (ou aux personnes ou organisations agissant en leur nom ou qui sont susceptibles, d’une manière ou d’une autre, d’avoir connaissance d’impacts négatifs) de faire part de leurs griefs ou de leurs préoccupations au sujet des activités de l’entreprise.


Pour les communautés touchées, l'ERSR S3 -AR23 précise que lorsqu'elle explique si et comment elle sait que les communautés touchées ont connaissance de ces canaux et leur font confiance, l’entreprise peut fournir des données pertinentes et fiables sur l’efficacité de ces canaux du point de vue des communautés touchées elles-mêmes.

Elle peut ainsi utiliser des enquêtes menées auprès des membres des communautés qui ont utilisé ces canaux sur leur degré de satisfaction à l’égard du processus et de ses résultats.


La mesure de l'efficacité des canaux

Lorsqu’elle décrit l’efficacité des canaux permettant à ses effectifs propres et à leurs représentants de faire part de leurs préoccupations, mais aussi aux 3 autres types de population, l’entreprise peut s’inspirer des questions ci-après, fondées sur les «critères d’efficacité pour les mécanismes de réclamation non judiciaires» définis dans les principes directeurs des Nations unies relatifs aux entreprises et aux droits de l’homme, notamment le principe 31. Les considérations qui suivent peuvent s’appliquer à des canaux individuels ou à un ensemble de canaux :

  • a) les canaux sont-ils légitimes en ce qu’ils répondent de leur bon déroulement et suscitent la confiance des parties prenantes ?
  • b) les canaux sont-ils communiqués et accessibles aux parties prenantes ?
  • c) les canaux prévoient-ils une procédure clairement établie assortie d’un calendrier indicatif ?
  • d) les canaux garantissent-ils aux parties prenantes un accès raisonnable aux sources d’information, aux conseils et aux compétences ?
  • e) les canaux sont-ils transparents en ce qu’ils fournissent des informations suffisantes aux plaignants et, le cas échéant, répondent aux intérêts publics ?
  • f) les résultats obtenus par l’intermédiaire des canaux sont-ils compatibles avec les droits de l’homme internatio­nalement reconnus ?
  • g) l’entreprise tire-t-elle des canaux des enseignements pour l’apprentissage continu afin d’améliorer les canaux et de prévenir les impacts futurs ?
  • h) l’entreprise met-elle l’accent sur le dialogue avec les plaignants en tant que moyen de trouver des solutions convenant à chacun, plutôt que de chercher à résoudre unilatéralement le problème ?

à suivre ...

La norme utilise les mots de réparation et de remédiation, mais l'exigence porte essentiellement sur le système d'information mis en place pour connaitre le point de vue des parties prenantes (effectifs propres, travailleurs de la chaîne de valeur, communautés touchés et consommateurs et utilisateurs finaux).

Les actions pour répondre aux nécessités de réparation et de remédiations sont présentées et déployées dans l'exigence suivante.


à bientôt dans un prochain post : pour en savoir plus, continuer à se former, échanger les bonnes pratiques et changer nos habitudes.


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Bonne semaine !


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