Nos clients sont situés pour beaucoup en région parisienne où nous privilégions les transports en commun.

Les déplacements en France sont effectués par le train, avec à l'arrivée, selon la distance restant à parcourir, un taxi ou une location de voiture.

Nous avons définitivement supprimé l'avion pour les voyages en France.

Nous ne nous déplaçons pas à l'étranger.

Accueil du matin au bureau

Toilettes

Nos toilettes sont déjà équipées d’un double bouton qui offre un débit de 6 litres ou de 10 litres.

Nous disposons d'un distributeur d’essuie-mains en rouleaux en tissus lavables qui sont récupéréschaque semaine par le fournisseur. Cela nous a semblé le meilleur compromis entre les questions sanitaires et l'aspect écologique comparativement au papier ou au sèche main électrique à air pulsé.

Nos Outils de travail : meubles, ordinateur et autres matériels électroniques

Après ces petits rituels du matin, nous voilà installés derrière nos ordinateurs que nous avons pris la peine d'éteindre complètement hier soir.

Nous avons abandonné le stockage des données dans le cloud (plus de Dropbox, plus de Google drive ou autre système dans les nuages).

Chaque ordinateur est équipé d'un disque dur externe sur lequel sont sauvegardés les données de chaque appareil.

Il faut dire aussi que nous utilisons beaucoup de logiciels en ligne qui supportent nos formationset qui offrent ainsi une sécurité accrue à nos données.

Comme nous formons désormais une équipe de 5 personnes nous sommes en train de réfléchir à une meilleure organisation et une meilleure sauvegarde de nos données aux moyens d’un serveur central.

Nous n'avons plus de photocopieurmaisnous disposons de 3 scanners pour nous 5et nous scannons tous les documents papiers que nous recevons, qui sont immédiatement archivés, tels quels et sans être triés. Nous inscrivonsjuste la date du mois sur chaque boîte en carton. Nos archives papier sont de moins en moins importantes. Nous refusons les prospectus et autres dossiers commerciaux et nous demandons systématiquement des envois sous format PDF.

Chacun d'entre nous est équipé d'un téléphone portable au frais de la société. Nous avons décidé de faire durer ses téléphones pendant 6 années et par roulement autrement dit nous sommes 5 et nous changeons un seul téléphone à la fois tous les 5 ou 6 ans. C'est un test que nous avons démarré l'année dernière et nous verrons si nous arrivons à tenir ce rythme.

Nous avons décidé d'un commun accord de la même politique pour nos ordinateurs. Nous avons du vieux matériel de 7 ou 8 ans, et du matériel plus récent. Nous avons même gardé un ordinateur acheté en 2009, soit il y a 14 ans et il fonctionne toujours bien. Il a juste subi une petite révision il y a 18 mois où nous lui avons installé un disque dur tout neuf.

Le papier et les petites fournitures

Nous avons fixé quelques règles concernant le papier et nous n’imprimons quasiment plus. Nous n'utilisons pas plus d'une ramette de 500 feuilles par an et par personne, ce qui est encore trop, je vous l'accorde.

Nous n'imprimons plus les rapports qui sont envoyés avant les réunions à tous les participants, qui doivent les sauvegarder sur leur disque dur personnel.

Lorsque nous préparons des supports par exemple pour lesformations, nous faisons très attention aux polices de caractère en gras, trop épaisses, aux aplats de couleur ou au « trop de photos » ; au minimum nous en limitons la taille.

Nous faisons attention à la taille des caractères, aux marges que nous choisissons étroites ou aux interlignes.

Notre consommation d’encre a fortement diminué. Nos cartouches et autres toners sont retournés au fournisseur après usage.

L’achat de fournitures est devenu très limité : plus de papier signifie plus de pochette plastique, plus de classeur, très peu de crayons, plus de gommes, agraphes, trombones et autres.

Nous achetons quelques cahiers pour les prises de notes et, pour Véronique un agenda papier Moleskine dont elle ne peut pas se passer.

Le Chauffage

Nous sommes chauffés par l'immeuble et nous n'avons malheureusement pas beaucoup d'action sur cet aspect.

Nous ne souhaitons pas non plus déménager pour un local plus moderne qui offrirait de meilleures garanties d’isolation car nous sommes très bien situés par rapport aux questions de déplacement des uns et des autres.

Nous surveillonsla température des locaux, nous aérons, nous sommes tous équipés d'un pull-over supplémentaire au cas où.

L’éclairage

Nous avons des lampes LED partout. Nous avons banni les lampes halogènes. Les lumières sont éteintes le soiret nous avons mis en place une alarme à 10h du matin l'hiveret 9h du matin l'étépour ne pas oublier d’éteindre les plafonniers dont nous n'avons plus besoin.

Le Télétravail

Nous avons un métier qui se gère très bien en mode télétravail mais pour le pratiquer depuis très longtemps, plus de 12 ans, il y a une nécessité de se voir tout de même de temps en temps afin de cultiver la culture d'entreprise.

Nous nous efforçons d'être tous présents le lundi, Et notamment le dernier lundi du mois où nous préparons les actions du mois suivant en concertation. Nous ne prenons pas de rendez-vous ce jour-là, et nous n'acceptons pas de formation defaçonà donner la priorité cette action commune. Cette journée a d'ailleurs généralementla faculté de nous redynamiser.

Cette organisation a aussi un autre avantage qui est de pouvoir supporter des locaux étroits, prévus pour 3 ou 4 personnes, et où nous ne pourrions pas tenir si nous n’utilisions pas le télétravail.

Nous économisons ainsi un montant substantiel de loyer ainsi que les faux-frais attachés.

Le télétravail est très facile à organiser car nous utilisons essentiellement des logiciels à distance :

. pour la comptabilité

. pour la facturation

. pour la gestion de notre centre de formation et toutes ses obligations administratives

. pour la gestion de nossupports de formations

. pour les enregistrements vidéo des formations

. pour les supports de communication

. pour le marketing avec l’autorépondeur et les tunnels de vente et notre blog

. pour la commercialisation avec un logiciel de CRM partagé

. pour la base de données d'informations professionnelle, notre veille technique est assez élaborée

et bien sûr la suite bureautique classique.

Nous passons aussi du temps en intervention directe chez le client, que ce soit pour des audits, de l'accompagnement ou de la formation.

Le télétravail est basé sur la confiance et demande à ce que le collaborateur dispose d'une certaine autonomie et d'un vrai sens des responsabilités. Il n'est pas adapté à un collaborateur qui a besoin de beaucoup d'encadrement.

Les jeunes embauchés passent toute leur période d'essai en présentiel ainsi que les 3 mois suivants. C'est aussi le temps nécessaire pour se familiariser avec tous nos outils, et nos processus, fort nombreux et exigeants, Qualiopi oblige.

Les réunions et les bouteilles d’eau

Nous avons établi un protocole pour nos réunions qui sontdes moments de convivialité importants. Nous avons supprimé toute forme de plastique, y compris pour les bouteilles d'eau. Nous avons donc 2 carafesque nous remplissons à la fontaine à eau installée dans le local cuisine depuis que nous réfléchissons à limiter nos impacts dans notre vie quotidienne au bureau.

Tout le monde vient en réunion avec son ordinateur portable ce qui permet des échanges rapides de documents et évite toute impression de papier (et les accessoires, pochettes carton ou plastiques etc…)

Notre mobilier est simple et fonctionnel et pas très ancien. Il existeet ne demande pas à être renouvelé. Par contre, nous sommes plus attentifs, plus soigneux, dans l'idée de le faire durer longtemps.

La pause déjeuner

Voilà venu le temps de la pause déjeuner. Nous avons décidé d'exclure les livraisons au bureau pour plusieurs raisons.

1 - les livreurs à vélo par rapport à la notion de qualité de vie au travail. Certes cela donne sûrement du travail à quelqu'un qui en a besoin mais ni les conditions de travail et la rémunération ne nous semblent équitables

2 - les produitsmême s'ils sont bien présentés sont livrés dans moult boîtes en carton, récipients en plastique et autres couverts en plastique y compris par les sociétés qui livrent des déjeuners éthiques, ou supposés tels.

3 - nous avons convenu, selon les circonstances, ou bien de descendre au restaurant du coin, pour un vrai plat de bonne cuisine française, sans le dessert pour rester en forme, ou bien d'apporter un plat préparé chez soi.

Nous avons banni les fast-food.

Mis bout à bout, cette organisation est beaucoup plus économique et beaucoup plus équilibrée pour notre santé.

Le ménage

Le ménage est réalisé une fois par semaine par une entreprisede nettoyage qui est elle-même rentrée dans une démarche RSE très structurée. IL y a un réel suivi humain, un travail sur les horaires, les produits utilisés, le matériel mis à disposition des agents. Il n'y a qu’à se féliciter du service rendu.

La fin de la journée

Les bureaux sont vidés de tous leurs papiers parce que malgré nos efforts il y en a encore, pour laisser place nette pour le lendemain.

Sans presque de papier et sans bouteille plastique, nous avons la satisfaction de voir nos poubelles presque vides.

Nous éteignons tous les ordinateurs ainsi que les blocs d'alimentation.

Nos bureaux sont situés au 2e étage. Personne ne prend l'ascenseur sauf s'il est particulièrement chargé après quelques courses mais cela arrive bien rarement.

Nous nous efforçons aussi, avec quelques difficultés de respecter les horaires,ou plus exactement la vie privée de chacun. Cela fait parti de la qualité de vie au travail !

La journée débutant à 8h30, elle se termine au plus tard à 17h après 7h de travail, 1h pour le déjeuner et 1/4 d'heure de pause le matin et l'après-midi.

Conclusion

Nous sommes loin d’être parfaits, mais dans notre vie quotidienne au bureau, nous avons déjà fait un gros travail sur le plastique, le papier, les déchets, la qualité de vie au travail.

Il nous reste encore beaucoup à nous améliorer sur le numérique. Nous avons prévu une formation à ce sujet début avril.

Nous vous raconterons bientôt cette nouvelle étape.